Bouwen aan bewustwording


Loopbaanbegeleiding Split The Sea

De beginfase van een veranderingstraject in een onderneming is een heel boeiende periode. Managers denken na over de toekomst van hun bedrijf en stippelen krijtlijnen uit. Daaruit vloeien dan één of meerdere projecten voort, project managers en budgetten worden toegewezen en de trein is vertrokken, toch?


Gaandeweg de projecten begint er echter toch een en ander te rammelen aan de trein: nieuw uitgetekende processen blijken enkele hiaten te vertonen, de voorgestelde oplossingen beantwoorden niet aan de verwachtingen, de verwachtingen zelf blijken plots volledig anders dan het projectteam initieel dacht,  sleutelfiguren kunnen de rol niet langer dragen en er komt steeds meer weerstand vanop de werkvloer.


En uiteraard doen deze fenomenen zich voor nadat we de verandering hebben doorgevoerd in het bedrijf. Wat maakt dat het plots alle hens aan dek is en aanpassingen moeten worden doorgevoerd op een rijdende trein. Budgetten voor 'nazorg' swingen de pan uit, onvrede groeit en tijdens een evaluatie komt de onvermijdelijke 'Is dat het nu?'. Wat begon met een goed doordacht idee mondt uit in een (kleine) ramp. Ergens onderweg het traject raakten we het spoor bijster.


Keren we even terug naar het begin. Het jammere aan de rol van een 'change manager' is dat je heel vaak de beginperiode van een veranderingstraject niet kan meemaken. Een periode die een essentiële rol speelt in het verdere verloop. Als een project wordt opgestart, vaak met een aanzienlijk budget, dan wijst dat op een zeker belang ervan voor de toekomst van de organisatie. Daarom is het belangrijk dat alle betrokkenen zich daarvan bewust zijn.


Tijdens de beginfase van een project is het dan ook essentieel om sterk in te zetten op die bewustwording. Hierbij kunnen 3 kritische vragen helpen.


1. Waarom doen we dit?

2. Waarom doen we dit nu? (en niet binnen een jaar, of binnen 5 jaar)

3. Wat als we dit niet zouden doen? Wat zou dan gebeuren? Wat zijn daarvan de consequenties?


Een antwoord bieden op deze vragen helpt in de bedenkfase om na te gaan of alle beslissingsnemers wel op dezelfde golflengte zitten. Is iedereen wel overtuigd van dit idee? En zo niet, wat zijn hun bedenkingen? Hoe vroeger deze gekend zijn, hoe beter we hierop kunnen reageren.


Deze antwoorden bieden ook de mogelijkheid om eenduidig te communiceren naar alle medewerkers. Het zijn de hoekstenen van het verhaal achter het project. Het maakt de verandering 'begrijpbaar' en versterkt de bereidwilligheid van iedereen om daaraan mee te werken, ook als het wat moeilijker loopt.

Als sponsor van een project is het belangrijk tijdens het project deze vragen (en antwoorden) regelmatig opnieuw op te nemen met het projectteam. Het zorgt ervoor dat medewerkers het spoor niet kwijt geraken, dat veranderingen tijdens het project nog steeds 'hetzelfde doel' dienen en dat we nieuwe vragen of verwachtingen kunnen aftoetsen vooraleer goed of af te keuren. Door herhaling blijft het belang voor iedereen duidelijk en verminderen we de mogelijkse weerstand.


Heel misschien kunnen we op het einde van een project dan besluiten dat de trein aan het bollen is en, niet onbelangrijk, dat iedereen aan boord is.