Change management

 

Wat is change management?

 

Veranderingen zijn noodzakelijk en constant aanwezig binnen een organisatie.

 

Waar project management eerder de technische aspecten van een veranderingstraject gaat omkaderen (budgetbeheer, scope- en tijdsbewaking, risicobeheer enz.), werd in het verleden minder aandacht geschonken aan de impact die al deze veranderingen hebben op de medewerkers.

 

Change management gaat zich meer focussen op de menselijke aspecten van verandering. Het biedt organisaties de mogelijkheid om op een gestructureerde manier medewerkers te ondersteunen tijdens de talrijke veranderingstrajecten die ze doorlopen.

 

Meer aandacht voor die menselijke kant van projecten, zorgt ervoor dat de gewenste eindsituatie beter wordt begrepen en ondersteund. Dit vergroot de kans op het slagen van projecten en bereiken van de doelen. Met andere woorden, een grotere kans op een hoge ROI.

Change management geeft via tools en processen aan iedere betrokkene de mogelijkheid om inzichten te verwerven in het volledige veranderingstraject en de huidige situatie. Zo kan op een proactieve manier de verandering worden doorgevoerd. Change management is in die zin aanvullend op project management.

 

Waarom change management?

 

Organisaties zijn constant onderhevig aan tal van veranderingen. Denken we maar aan nieuwe doelen die worden gesteld, fusies tussen 2 bedrijven, nieuwe medewerkers binnen het bedrijf of mensen die uitstromen, de implementatie van een nieuw softwarepakket. Maar ook externe factoren zorgen voor de nood aan verandering. De wijzigende vragen en verwachtingen van klanten, hogere kwaliteitsnormen, een veranderend politiek klimaat en een multiculturele samenleving zijn er maar enkele van.

Net zoals een kapitein moeilijk zijn ogen kan sluiten voor een nakende storm, is het voor een ondernemer belangrijk aandacht te hebben voor deze veranderingen en de impact ervan op de organisatie en medewerkers. Zo niet dreigen de beoogde doelen niet te worden behaald.

Veranderingen komen ook steeds sneller en zijn complexer. Grote projecten van meer dan een jaar worden niet langer in een traditioneel ‘Waterfall’-systeem beheert, waarbij analyse, design en development mooi op elkaar volgen. Change management biedt organisaties de mogelijkheid om aan die uitdagingen een antwoord te bieden dat flexibel en toch voldoende gefocust is.

 

ROI

 

Het succes van veel initiatieven en projecten binnen organisaties, is sterk afhankelijk van de mate waarin de mensen binnen die organisatie de nieuwe processen, structuren en werkwijzes aanvaarden en gebruiken. Indien de nieuwe processen en tools niet of foutief worden gebruikt, zullen ook de beoogde resultaten achterwege blijven.

Change management benadert de menselijke aspecten binnen een veranderingstraject. Op die manier wordt de kloof tussen de oorspronkelijke doelen en de uiteindelijke resultaten kleiner.

Gaandeweg een project wordt heel vaak sterk gefocust op de technische aspecten. En worden de successen gemeten op basis van het technische resultaat. Daar is op zich helemaal niets verkeerd mee, maar zo wordt een hulpmiddel om een doel te bereiken al snel een doel op zich. Bij de bijvoorbeeld vaak moeizame implementatie van een nieuw softwarepakket om de doorlooptijd van de productie te verkleinen, is de organisatie op het einde van een moeizaam traject finaal al tevreden als de nieuwe software eindelijk werd opgeleverd. Er blijft geen energie, laat staan budget, over om na de implementatie de impact op de doorlooptijd nog in kaart te brengen. En was dat dan niet het oorspronkelijke doel?

 

Change management gaat verder waar het project stopt: pas indien de medewerkers effectief de veranderingen binnen de organisatie omarmen en er gebruik van maken, wordt er een echte Return On Investment gerealiseerd.

Wereldwijd onderzoek wijst trouwens uit dat change management tot 6 keer meer kans geeft in het behalen of zelfs overschreiden van de beoogde doelen.

Wereldwijd onderzoek wijst trouwens uit dat change management tot 6 keer meer kans geeft in het behalen of zelfs overschreiden van de beoogde doelen.

EXTERNE INVLOEDEN

  • Klanten

  • Leveranciers

  • Politiek klimaat

  • Cultuur

  • Verhoogde kwaliteitsnormen

INTERNE INVLOEDEN

  • Culturele verschillen bij fusies, overnames

  • Verandercapaciteit bij werknemers

  • Aantal veranderprojecten

  • Change management skills bij leidinggevenden

  • In- en uitstroom

  • Communicatie